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实务 || 张忠：关于仲裁秘书作用和地位的几点思考
关于仲裁秘书作用和地位的几点思考
摘要：仲裁秘书的积极能动作用不可忽视，从仲裁案件的立案到审理、到最终结案的全部过程均离不开秘书对案件的程序管理和服务，其地位和作用都极其重要。因此，从秘书对仲裁工作的积极作用、消极作用和重视秘书群体三个方面做一研究和分析。
仲裁秘书从仲裁程序开始到结束，其地位和作用极其重要。如在一些仲裁委组建的仲裁员微信群里，一到我国传统的大节日，比如元旦、春节，很多仲裁员都自发地向仲裁秘书发一些感谢的小小红包和感谢的话语。为什么这些名声赫赫的仲裁员会有如此举动，会有这种发自内心的感激？原因只有一个，因为他们太知道仲裁秘书在案件审理中的辛苦和付出了，太知道有很多琐碎、繁杂的工作没有秘书的帮助就不知道会是什么样子。无独有偶，一些仲裁机构负责人在一些公开场合也是对其秘书的工作辛苦和任劳任怨大加赞赏和高度表杨。为了更准确地分析仲裁秘书在仲裁工作中的作用和地位，本文从秘书对仲裁工作的积极作用、消极作用和重视秘书群体三个方面做一研究和分析。
仲裁秘书的地位和作用在我国1995 年实施的《仲裁法》中并没有对仲裁秘书做出规定，倒是一些仲裁机构对秘书一职有所论及，其基本定义为仲裁秘书是仲裁案件程序的管理者和服务者。如我国最早成立的中国国际经济贸易仲裁委员会在其2015 年1 月1 日施行的《仲裁规则》第十三条“案件的受理”第（四）项就规定“仲裁委员会受理案件后，仲裁委员会仲裁院应指定一名案件秘书协助仲裁案件的程序管理”，而2015 版《北京仲裁委员会仲裁规则》第一条“北京仲裁委员会”第（四）项就规定“本会办公室负责本会的日常事务。办公室指派工作人员担任秘书，负责案件的程序管理和服务工作”，《广州仲裁委员会仲裁规则》第十六条则规定，“办案秘书协助仲裁庭管理仲裁程序”。从前述三家仲裁机构对仲裁秘书的界定来看，可以说，从仲裁案件的立案到审理、到最终结案的全部过程均离不开秘书对案件的程序管理和服务。对仲裁员来说，仲裁秘书在某种程度上就代表着仲裁机构，是仲裁机构的化身：仲裁员从接受案件开始到案件审理结束，就是和秘书打交道，秘书在这个阶段发出的各种指令就等同于仲裁机构的指令，尽管这种指令是以商量、请求和沟通的方式进行的。同理，对争议双方的当事人而言，从立案开始直到案件审理结束、收到裁决书也是无时不刻与仲裁秘书打交道的，秘书与当事人的交流和沟通则是仲裁庭的代表者。可以说仲裁秘书是最了解当事人的想法，也是最了解每个仲裁员的审理思路和仲裁庭的合议结果。一个称职仲裁秘书的责任心、使命感、公平公正性在案件的整个审理过程中会发挥的淋漓尽致。仲裁秘书的作用和重要性近年来在一些机构的刊物和一些作者的相关仲裁文述中，大多有些涉足，但系统性、专题性对仲裁秘书的论述则是非常罕见的。实际上，仲裁秘书的职责和工作从立案开始后，参与组庭、向当事人双方发送相关庭审资料、询问函件、确定开庭日期、是否存在当事人的保全申请等全程参与仲裁审理和庭审结束后的裁决书程序部分起草工作、修改、核稿、向双方送达裁决书以及裁决书发出后的补正、仲裁员费用的申请、支付等一系列工作。个别机构还将秘书的重要性发挥到了极致，如个别仲裁委曾尝试将裁决书草稿的撰写工作交由其资深的秘书去完成，从时间和效率上确保了和促进了仲裁的高效和快捷并形成了核稿制度保障措施。这些仲裁机构秘书可以在庭审结束和仲裁庭合议后几天内迅速起草完毕裁决书，同时将该裁决书在最短的时间内提交首席仲裁员（独任仲裁员）和二位边裁，在确保了裁决书写作时间的效率同时，也通过三位仲裁员在对审理案件最富有记忆力和分析力的时间段里完成了裁决书的修改和充实，真正做到了仲裁裁决的高效率和公正性、公平性和专业性的融合。可想而知，这样的秘书工作想要经得起考验和通过，如果不是身经百战、且自身专业素养过硬、学习能力超强是根本无法胜任的。仲裁秘书对案件裁决效率的提高同样也是不可小觑的：秘书可以在最短的时间里安排开庭、推进鉴定程序、提出程序令的建议、快速与当事人和仲裁员联系沟通、推动双方当事人的和解等。这些工作如果是秘书的不积极作为，对仲裁庭而言则是无法也是无能力完成的。除了上述个别机构将秘书发挥到极致的事例以外，我国大多数仲裁机构对仲裁秘书大多定位于起草裁决书的首部部分或者说是程序部分。这些机构认为，秘书对案件的程序管理自始至终，对什么时间立案、什么时间组庭和送达、什么时间进行了保全等问题掌握的比较完整、准确，这些方面也是仲裁员和仲裁庭所无法掌握的，有的方面则是仲裁员没有秘书掌握的准确和精确。因此，庭审结束后，此类秘书一般会将程序部分的内容，连同当事人提交的申请书、答辩状、庭审笔录等电子版文书发至首席仲裁员手中，有的也一起发至两个仲裁员手中，以供参考。首席仲裁员起草好裁决书以后（主要体现在仲裁庭意见部分和裁决部分）发回秘书，由秘书对裁决书的文字、标点符号、数字金额、证据罗列、具体时间、仲裁费用部分进行校核和初审，并转至其他二位仲裁员进行审核，最后通过机构的核稿。第三种仲裁秘书的定位和作用是参考采用了ICC、新加坡国际仲裁中心等国际仲裁机构对仲裁秘书的使用方式和定位。在这些机构中工作的秘书大多只是单纯的案件管理和仲裁程序的快速落实和及时推进。仲裁庭一经组成，秘书就完全听命于仲裁庭，特别是首席仲裁员的工作指令进行程序性、事务性的管理，秘书不需要也不允许发挥过多的主观能动性作用，其主要定位就是为仲裁庭做好服务工作和按照仲裁庭的指示推进仲裁程序，做到案件台账清晰、情况反应及时、办事效率和质量都较高即可。仲裁庭组成后，何时开庭、需要在开庭前做些什么辅助性工作、开庭结束后的庭后安排、裁决书的起草定稿（包括裁决书的首部、程序部分）都是由仲裁庭独立完成。仲裁员特别是首席仲裁员的作用和能力、性格特征发挥的比较明显。（当然，在个别案件中秘书帮忙起草程序性部分也偶尔有之）随着人工智能的引入和推进，有的仲裁机构则引入了速录公司介入庭审记录，让秘书最为苦恼和完全是机械性费力的庭审笔录得到了极大的改善，秘书得以更加集中精力做好对仲裁庭的服务和程序推进工作。
鉴于秘书自立案分配到具体案件以后，其对案件的管理、推进和协调工作相对来讲，处于比较封闭的状态，其对当事人、对仲裁员、对案件的表述及对仲裁机构的报告均由其一人独立完成。同时又由于我国仲裁员并非坐班常任制，对秘书的约束和管理无法及时动态和准确完成，仲裁机构对秘书的管理也大多由其单独汇报、分析而成，客观上存在着秘书权力边界较大的问题。有的仲裁委为此就采取了一种双赢的方式：秘书工作若干年后鼓励并支持秘书二次择业，一方面，仲裁机构可以永葆年轻的活力；另一方面，秘书通过几年在仲裁机构的锻炼，工作经验和人脉的积累已是相当的丰厚，二次择业对他们来说更多的是一种人生的选择，出来工作的秘书绝大部分人员出路是非常的好，如到大牌律师事务所当合伙律师，到公检法机构做公务员或者到中外大公司做高级法务管理。有的秘书则认为，做秘书的几年见到的各种各样的案件太丰富了，仲裁员、律师以及当事人、鉴定机构等各个角色看的明明白白，特别是一些普通法律人根本无法接触到的大牌法学家、大律师，做秘书的时候因为工作关系反而能经常联系，进而建立了很好很近的朋友关系，对其今后的工作相当的有帮助。当然有的秘书还在工作期间，因其出色的工作和高效率的服务和沟通能力直接被仲裁员或者当事人看上并挖走的事例也经常有所耳闻。另外一种消极现象是，秘书由于工作压力实在太大，也有可能是工作的积极性还不够，如在一个500 人的仲裁微信群里，有的仲裁员就抱怨联系不上秘书，打电话不接、发短信不回，加微信不予通过等。这种情况对仲裁程序的审理和推进非常不利。针对这种情况，有的仲裁机构在仲裁庭组成以后就迅速建立了案件管理的微信群，或者在机构的网上办公系统建立了案件管理模式，从而做到了及时且有效的沟通和处理。当然秘书也有七情六欲，也有亲戚朋友，也有一个成长的过程，极个别秘书利用工作条件的得天独厚误传信息或者提前透露裁决内容的问题也要引起高度的重视，这方面需要机构通过制度安排和技术上进行堵漏。
鉴于秘书对仲裁事业的极端重要性，更鉴于国外的一些仲裁机构将仲裁成功与否在一半归结于秘书，我们就更加提倡机构对仲裁秘书要更加关爱、理解，在待遇方面也要给予重视。因为他们正值年轻，各种社会压力、家庭、自身的生存、发展以及进步，其工作量和对家人的责任超乎想像，加班加点、有时候工作至深夜、裁决书的最初修改、事务性且枯燥无比的文字记录、电话通知、邮件来往。需要我们对秘书采取感情留人、事业留人、待遇留人。（一）提倡仲裁机构、仲裁员、当事人要敬重仲裁秘书因为秘书每年的办案数量要远远大于任何一个仲裁员，其对案件的数量管理、程序管理和质量管理、审理难点起着举足轻重的角色和作用。几年秘书做下来，他们的业务能力、专业水准也是绝对一流的。如有个仲裁机构曾有三名秘书参加该省高院法官的公开招聘考试，三名参考秘书不仅全部上榜，而且名列第一、第二、第三。可见秘书的专业功力和综合知识运用和情商、智商之高。其次，由于仲裁机构对秘书的工作安排上，大多有相对固定的专业领域，其对案件的管理与熟悉程度、案件的大致走向有其独特的想法和思路，仲裁员特别是首席仲裁员在办案过程中，以一定的方式听听其对案件的看法和思路，对案件的审理、目前仲裁机构对相同案件的裁决、双方调解的认可度是有极大的帮助。我们提倡好的仲裁秘书都是仲裁员的老师，原因就在于他们管理和参与的案件数量、种类、复杂度、对仲裁员在审理案件中的表现和案件审理中可能出现的复杂情况、对当事人的种种表现都比我们要见的多、应对的方法也比我们多的多。如有的秘书在开庭合议前，根据其与双方当事人的前期接触，善意提醒首席仲裁员，有一方当事人的和解意愿非常强烈，另一方当事人可能纠结在什么地方，可能导致双方当事人产生纠纷的最大症结是由于什么原因等。由于仲裁庭庭前听取了秘书的意见，在接下来的审理工作中更加注重了有针对性的审理和证据核查，进而对案件审理产生了极大的帮助，也在一定程度上对双方的和解、对仲裁公平、公正和仲裁公信力的培育起到了积极的推动作用，其积极作用可见一斑。有的仲裁机构秘书由于机构受案数量大，其担任秘书一年有可能是数百个案件的秘书，可见其知识程度、经验要丰富的多。（二）提高秘书的业务能力和工作能力对秘书的关爱要体现在对其业务和工作能力的培养和提高，仲裁机构在这方面一定要舍得下本钱。在仲裁界发展迅猛的今天，对仲裁秘书的任职究竟要经过何种业务和知识的培训才能成为一个合格的秘书目前还没有一个成熟的制度和做法。根据2015 版《北京仲裁委员会仲裁规则》第一条“释义”中就秘书的基本要求大致界定为“北仲的秘书人员均系高等院校法学专业毕业生，具有良好的法律职业素养，能够为当事人提供良好的程序管理服务”。由此看来仲裁秘书的任职首先要具备法律知识。而事实上也是如此，从中国政法大学连续举办的数期“仲裁秘书培训班”，其受秘书的欢迎程度和各仲裁机构的重视程度出乎想象就是明显的例子。仲裁机构应积极创造各种条件，让我们年轻的秘书更多地有机会走出去参加各种国际、国内会议和业务培训交流，让他们多去演讲、多去实践。当然，如果有条件，让秘书能够担任更多的角色互换对秘书的成长和价值取向也将发生更积极的示范作用。（三）仲裁机构对秘书的待遇也需要大幅度提高前面我们提到，仲裁秘书作为一个年轻人，其生活成本以及其对家庭责任和自身需要是非常高的，加上他们的工作强度又非常的高，仲裁机构还是要正视和面对这一客观情况和事实。要承认现有的薪酬标准在某些仲裁机构还是很低的，加上事业编制、临时合同工现象还比较多，这样产生的一个直接后果就是工作积极性不高，收入大大低于付出、受人尊敬明显不够，专心致力于仲裁事业的决心不大。我们要创造条件积极提高他们的待遇，为他们多争取一些合法和合理的收入，如根据办案的数量给予一定的奖励，多办理一个三人庭案件与多办理一个独任简易案件均有不同的奖励，以此鼓励他们多办案、办精案、办快案。此举不仅对提高秘书的待遇有帮助，对仲裁案件的快速审理和早日结案也是一个促进。对仲裁秘书的关爱明显不够，还体现在我们仲裁界对仲裁程序、引用法律、仲裁裁决等方面的论述比比皆是，对仲裁秘书的论及却少之又少，专著没有是个空白，论文也是少的可怜，可以以个位数计。这也是作者以最直白的平铺直述方式撰写本文，没有引经据典去拗口学究式地论述的出发点。也是希望通过这种直白语言的写作方式起到一个抛砖引玉的作用，让我们更多的仲裁员、仲裁机构和社会各界关心我们尊敬又可爱的秘书生涯，关注仲裁界这个不可缺少、更不可忽视的庞大群体。这个群体到底有多大，有一个数字或许可以参考，截止到2018 年，我国255 家仲裁机构的受案量是30 万件，2019年年底的受案量数据尽管还没有出来，但应该在50 万件左右。按照每个秘书每年平均办案量为100 件的话（有的机构秘书办案量要远远超过这个数量，有的机构秘书则要小于这个数量，大致取一个平均值），我们的秘书群体则达到了3 000 人到5 000 人。而以我国现有255 家仲裁机构平均有秘书10—20 人不等的方式计算，秘书人数也大致为3 000—5 000 人。这么大的一个极为珍贵和重要、对我国仲裁事业发展起着至举足轻重且充满朝气和活力的法律精英群体，我们的社会、机构和仲裁员没有理由不重视和不关爱这个群体。
作者：张忠，总法律顾问，副会长，仲裁员，高级经济师，博士，从事公司法律制度研究